Электронный документооборот на предприятии и его особенности

Уже довольно давно многие предприятия обсуждают возможность отказать от стандартного бумажного документооборота и перейти на электронный. Если не полностью, то хотя бы по большей части, тем более, что технологии уже позволяют это. Впрочем, не каждое предприятие может сделать такой ход, поскольку все здесь ограничивается действующими законопроектами.

Вот здесь http://inbase.com.ua/ представлены технологии позволяющие начать электронный документооборот. Вы можете лично ознакомиться со всеми возможностями, узнать много полезной информации, но все-таки стоит помнить – законы все еще ограничивают введение электронных документов.

Среди достоинств электронного документооборота на первое место выходит экономия. Вам не понадобиться покупать бумагу, чернила для принтера, оплачивать почтовые услуги и прочее. Необходим только защищенный канал сети и компьютеры. При этом можно спокойно отказаться от стандартного архива – помещения, где хранятся бумаги, поскольку для этого можно будет использовать специально отведенный сервер.

Также решаются проблемы доступа и организации – достаточно только правильно расставить приоритеты и все сотрудники получат возможность работать только с теми документы, с которыми они должны работать по долгу службы, и не более того. При этом запросить документ можно будет с любого удобного места и в любое время (если не ставить специальных ограничителей).

Недостатки столь же значительны, ведь к цифровым данным гораздо легче получить доступ сторонним лицам. Более того, такие документы гораздо легче потерять (из-за сбоя, допустим). И если повредиться жесткий диск сервера, то это будет равноценно полностью сгоревшему архивному помещению, без возможности быстро восстановить документы.

Сюда же можно отнести и безопасность – получить доступ к электронным документам сторонним людям много легче, чем проникнуть в бумажный архив. И это факт, так что все равно придется хранить часть документации в бумаге.

Слишком сложный переход от бумажного документооборота к электронному. Ведь для этого придется оцифровать все существующие документы и изменить текущие процессы и операции (ввести специальную и дорогостоящую цифровую подпись и подключить электронные платежные системы). Плюс необходимо обучить всех сотрудников пользоваться такими системами.