Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (ст. 44 Податкового кодексу України, далі - ПКУ).
Документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, повинні зберігатися 3 роки. Після закінчення строків зберігання документів суб’єкт господарювання, в установленому законодавством порядку передає їх до архіву.
Разом з тим, якщо зазначені вище документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, то такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності.