Відповідно до п. 9.4 розділу ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 №1588, в редакції наказу Міністерства фінансів України від 14.11.2014 №1127 «Про затвердження Змін до Порядку обліку платників податків і зборів» (далі – Порядок), при внесенні змін у дані, що вказуються у довідці за формою №4-ОПП (найменування (прізвище, ім’я, по батькові), місцезнаходження (місце проживання) платника податків, керівника, контролюючого органу, в якому платник податків перебуває на обліку, тощо), довідка за формою №4-ОПП підлягає заміні у контролюючому органі.
Для отримання нової довідки платник податків подає до контролюючого органу за основним місцем обліку звернення із зазначенням причин заміни та доданою до нього старою довідкою. Контролюючий орган протягом двох робочих днів після такого звернення видає (надсилає) платнику податків нову довідку.
У такому ж порядку видається дублікат довідки замість зіпсованої чи втраченої або копія довідки. У разі втрати довідки нова довідка видається за заявою платника податків, у якій надані пояснення і викладені обставини втрати довідки або до якої додані документи, що підтверджують факт втрати довідки.
Про видачу кожної довідки за формою №4-ОПП робиться запис у журналі за формою №14-ОПП, а відповідний запит зберігається у реєстраційній частині облікової справи платника податків.