Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання вищезазначених документів, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого Податковим кодексом граничного терміну подання такої звітності.
Отже, документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, повинні зберігатися 3 роки (2555 днів для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням).
Після закінчення строків зберігання документів суб’єкт господарювання, в установленому законодавством порядку передає їх до архіву.
Якщо зазначені вище документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, то такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності.
Зазначена норма передбачена п. 44.1, п. 44.3, п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України.