Бухгалтерские документы: виды, сроки и условия хранения

Любая компания, фирма, учреждение имеет свой документооборот. Каждый приказ, бухотчет или объяснительная имеет юридическую силу и не должен уничтожаться. За годы деятельности в компании формируется внушительный архив, где хранение документов https://www.skladovka.ua/hranenie-buhgalterskih-dokumentov/ должно происходить по своим нормам и правилам. 

Основные положения

Хранение отчетности (финансовой, бухгалтерской, налоговой) регламентируется несколькими инструкциями. Самая важная информация в них – виды, подлежащие сохранению, и сроки, после истечения которых папки можно уничтожать. Хранить в обязательном порядке следует:

• первичные документы;
• обработанные регистры;
• бухгалтерские балансы;
• строгую отчетность;
• электронные версии.

До того, как первичка уходит в архив она должна находиться в специальном помещении бухгалтерии, в закрывающихся шкафах или стеллажах. И если для хранения вещей достаточно надежного замка, то за бумажным архивом обязательно назначают следить ответственного человека. 

Все архивные документы должны быть обязательно систематизированы в алфавитном и хронологическом порядке, занесены в бумажный и электронный перечни. 

Сроки хранения

Не все документы нужно держать под контролем одинаковое время: хранение бухгалтерских архивов подчиняется разным срокам. Одни виды придется хранить постоянно, другие - 75 лет, третьи - всего 10. Постоянно сохраняются:

• бухгалтерские отчеты;
• балансы;
• книги доходов, расходов;
• договоры лизинга, дарения;
• акты, переписку;
• документы о переоценке фондов, по операциям с ценными бумагами;
• паспорта всех сделок.

Семьдесят пять лет хранятся трудовые договоры, реестры, ведомости, лицевые счета, личные карточки сотрудников. Всего десять лет – документы о продаже имущества, залоговые договоры, оперативные отчеты по валютным счетам.

Естественно, что каждый год деятельности увеличивает объем архива. И если дефицит свободного места чувствуется острее, следует задуматься о хранении документации вне компании - в персональных боксах, предоставляемых в аренду профессиональным сервисом «Столичная Кладовка», например. 

Способы хранения: собственный архив

Как говорилось выше, документы можно хранить в компании, либо вне ее. Если принимается решение по обустройству собственного архива, нужно соблюсти следующие правила:

• отвести для этого отдельное помещение со стеллажами, освещением, климат-контролем;
• оборудовать окна светонепроницаемыми жалюзи, чтобы документы не выцветали;
• оснастить окна в архиве на первом этаже железными решетками;
• разработать каталог или перечень хранимых документов;
• продумать регламент выдачи документов на руки. 

Некоторые компании, ввиду отсутствия условий и свободных помещений, принимают решение хранить архив за пределами офиса: аренда мини склада позволит иметь архив удаленно на идеальных условиях. 

Способы хранения: внеофисный архив

Вне офиса «бумажную бухгалтерию» можно хранить в подсобке или гараже (собственном или арендованном), в архивном спецучреждении, в арендованном персональном боксе с индивидуальным круглосуточным доступом и надежной охраной. 

Первый вариант наименее предпочтительный, поскольку не гарантирует ни сохранности, ни нормальных условий. Архивное учреждение - вариант хороший, но. Стоят такие услуги дорого, плюс открывают доступ к документации посторонним людям.

Оптимальный вариант во всех отношениях – это сервис «Складовка» https://www.skladovka.ua/, предоставляющий аренду персональных застрахованных боксов разной площади с несколькими уровнями безопасности. В них можно хранить документы, вещи, оргтехнику, даже мебель временно или постоянно, что автоматически освободит компанию от множества связанных с архивом проблем.