Что такое внеофисное хранение документов?

Что такое внеофисное хранение документов?

С необходимостью архивирования и хранения документов рано или поздно сталкивается любая компания. И здесь руководителю приходится делать выбор между хранением в офисе с наймом отдельного специалиста и вне офиса, когда все функции по сохранности и обслуживанию документооборота доверяется сторонней компании, специализирующейся на внеофисном хранении документов, полном обслуживании оригиналов и копий, а так же их правильном уничтожении в случае необходимости. Об особенностях обоих вариантов, а так же о специфике работы подобных компаний мы и поговорим ниже.

Преимущества и недостатки хранения внутри офиса

За годы деятельности любая организация накапливает огромное количество документов. Если за архивом не закреплен определенный сотрудник, лишенный системы и обслуживания бумажный «склад» перестает функционировать правильно, захламляет территорию офиса, а нужный документ в нем практически невозможно найти. Поэтому внутриофисное архивное хранение не имеет практически никаких преимуществ, но множество рисков, как то:

• затраты на содержание (поддержание санитарных норм, температурного режима, установка климат-контроля, зарплата отдельного сотрудника);
• необходимость обеспечения охраны для пресечения несанкционированных проникновений;
• порча, утеря документов;
• угроза для здоровья сотрудников (пыль, грязь, грибки, плесень).

Поэтому грамотные руководители отдают предпочтение хранению внеофисному. Особенно, если они имеют возможность доверить свои документы немецкой компании «Райссвольф Украина», имеющей самые строгие европейские традиции, кристальную репутацию и такого же уровня сервис.

Базовые киты работы компании – безопасность доверенных архивов, сервис высочайшего уровня и доверительные отношения с клиентами. Передавая документы специалистам компании, можно быть уверенным не только в их идеальной сохранности, но и в эффективном обслуживании архива в целом.

Преимущества внеофисного хранения

Современная компания, оказывающая архивные услуги, такая как «Райссвольф Украина», гарантирует своим клиентам, помимо сохранности данных, следующее:

• систематизацию архива, восстановление утерянной информации;
• обеспечение быстрого поиска документов;
• полную безопасность и конфиденциальность;
• соблюдение сроков хранения;
• минимальные издержки.

Компания не только обслуживает архив, храня его на своих площадях, но и оцифровывает, сканирует, переплетает документы, обрабатывает информацию, проводит экспертизу, организует электронный архив, уничтожает документы с полным сохранением конфиденциальности. Поэтому, обратившись сюда в Райссвольф Украина, руководители компаний могут не волноваться ни о физической утере документов, ни об утечке информации за пределы архива.