Головне управління ДПС у м. Києві звертає увагу, що під час проведення контрольно-перевірочних заходів часто виникає питання щодо необхідності відображення суб’єктами господарської діяльності в Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за формою № 1ДФ (далі – податковий розрахунок за формою № 1 ДФ) виплат доходів на користь фізичних осіб-підприємців.
Відповідно до ст. 51 Податкового кодексу України (далі – ПКУ)  платники податків, в тому числі податкові агенти зобов'язані подавати контролюючим органам у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу, податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків.
При нарахуванні (виплаті) доходів фізичним особам – підприємцям (незалежно від системи оподаткування) та самозайнятим особам податкові агенти зобов’язані відобразити такі доходи у податковому розрахунку за формою  № 1ДФ  за  звітний  квартал, у якому вони були нараховані (п. 176.2 ст. 176 ПКУ).
Форма податкового розрахунку  № 1ДФ  та  порядок його заповнення затверджені наказом Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року № 4.
При заповненні податкового розрахунку за формою № 1ДФ:
- у графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається дохід (за звітний квартал), який нараховано підприємцю. У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні. Дохід виплачений відображається у податковому розрахунку за формою № 1ДФ за ознакою доходу «157»;
- у графі 3 «Сума виплаченого доходу» відображається сума фактично виплаченого доходу. Наприклад,  якщо  нарахування  доходу   було  здійснено в  березні  місяці (І квартал), а виплату здійснено у квітні (ІІ квартал), то нарахована сума буде відображатись в графі 3а «Сума нарахованого доходу» за І квартал, а фактично виплачена сума буде відображатися в графі 3 «Сума виплаченого доходу» податкового розрахунку за формою №1ДФ за ІІ квартал;
- у графі 4а «Сума нарахованого податку» відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством (якщо підприємцем не надано копію документа, що підтверджує державну реєстрацію відповідно до закону як суб’єкта підприємницької діяльності);
- у графі 4 «Сума перерахованого податку» відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету (у разі нарахування податку та відображення у графі 4а).
Якщо підприємцем надано копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності, то графи 4а «Сума нарахованого податку» та 4 «Сума перерахованого податку» не заповнюються (у цих графах проставляються нулі).
Водночас під час нарахування (виплати) фізичній особі-підприємцю доходу від здійснення ним підприємницької діяльності податок на доходи фізичних осіб не утримується, якщо таким підприємцем надано копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності:
- для фізичної особи – підприємця, яка перебуває на загальній системі оподаткування, таким документом може бути копія виписки або витягу з Держреєстру;
- для підприємця, що застосовує спрощену систему оподаткування, – копія свідоцтва про сплату єдиного податку, або копія виписки або витягу з Держреєстру;
- для особи, яка здійснює незалежну професійну діяльність, – копії довідки про взяття її на податковий облік як фізичної особи, яка провадить незалежну професійну діяльність.
 
Довідково: нараховані (виплачені) доходи фізичним особам, які відображається у податковому розрахунку за формою № 1ДФ служать інформаційним наповненням Державного реєстру фізичних осіб — платників податків, щодо джерела отримання доходів, об’єкти оподаткування, суми нарахованих та/або отриманих доходів, суми нарахованих та/або сплачених податків.
Державний реєстр фізичних осіб — платників податків (скорочено ДРФОПП або ДРФО) — автоматизований банк даних, створений для забезпечення єдиного державного обліку фізичних осіб, які зобов'язані сплачувати податки, збори, інші обов'язкові платежі до бюджетів та внески до державних цільових фондів у порядку і на умовах, що визначаються законодавчими актами України.
Відповідно до п. 70.1 ст. 70 ПКУ Державна податкова служба України  формує та здійснює ведення даного реєстру.