Когда складские помещения предприятий "ломятся" от неликвидов — скорость оборачивания капитала, а значит и доходность бизнеса – не растет. Оптимизация процесса планирования закупок станет тем необходимым ускорителем, что приведет компанию к гарантированному успеху. Эксперт ведущего российского разработчика электронных торговых площадок компании "Фогсофт" Сергей Юров для "Аукционного вестника" №138 2013 г.

Простая арифметика или как увеличить прибыль, пишет ubr.ua

Начнем с теории. У компании имеется оборотный капитал, который тратится на текущую деятельность, и в частности на производство. Его размер ограничен. В свою очередь доходность бизнеса зависит от скорости оборачивания этого капитала. Понятно, что, если я на миллион закупил комплектующих и через год вернул деньги, продав продукцию, то капитал у меня обернулся всего 1 раз, и прибыль я получил 1 раз. А если я каждый месяц этот оборотный капитал восстанавливаю — то есть закупил, произвел, продал и снова закупил, то за год я заработаю в дюжину раз больше. И при этом, по большому счету, то, что я сэкономил на закупке — купил я на 20% дороже или дешевле — неважно.

Например, при норме прибыли 20% за цикл при одном цикле в год прибыль составит 20%, а при норме прибыли 3% за цикл при 12 циклах в год прибыль — 42%. Из этих цифр формируются рамки этого "неважно". К слову, при норме прибыли 20% и скорости обращения 12 циклов в год прибыль составит 791%! Так что, не столь уж неважно это "неважно"!

 

А откуда возьмётся скорость оборота капитала, если запасся я откровенно лишними закупками на год вперед. Мало того, что инфляция съедает мои деньги, мои деньги не оборачиваются, прибыли нет, а я мог бы ее использовать, так я еще загромождаю складские помещения. Или другая история, если я вовремя не получил необходимые запасы. Тогда у меня встало производство. А если у меня оно непрерывное, то остановка может стоить огромных денег.

Чтобы в этой вилке правильно балансировать, нужно обладать максимально четкими данными. Необходимо знать статистику: что нужно, сколько и в какой период, быть в курсе текущих складских запасов, потребностей, производственных планов. Также важно знать размер минимальных, но достаточных резервов, чтобы производство не останавливалось, и в тоже время не затаривался склад. И уже основываясь на этом производить закупки.

Закупки филиалов – масса проблем!

На предприятиях, которые включают в себя большое количество удаленных региональных филиалов и отделений, с организацией закупочного процесса все довольно непросто. В данном случае возможны два подхода к закупкам: распределенный и централизованный. При распределенном подходе снижается управляемость, растут затраты собственно на проведение закупок, теряется возможность получения объемных скидок и т.п.

Основная проблема централизованных закупок — сложность согласования плана, недостаток оперативности проведения закупок, а, следовательно, снижение скорости оборота капитала. Допустим, где-то в Москве сидит менеджер отдела закупок компании с большой филлиальной сетью. У него по всей стране станции, на каждой из них свои потребности, о которых ему должны своевременно сообщать. Дальше все это предстоит проанализировать, консолидировать. В общем, масса дел, а вместе с ними и возможностей совершить ошибки. И здесь без автоматизации не обойтись.

Работа над ошибками — автоматизированное решение

Сегодня многие компании автоматизируют планирование закупочной деятельности, создавая некую централизованную электронную систему закупок, которая позволяет производственным подразделениям регистрировать свои потребности в едином реестре. Это значительно оптимизирует закупочный процесс.

Представим того же менеджера отдела закупок компании с большой филиальной сетью. Что меняется для него после внедрения подобной системы?

 

Как только появляется необходимость в закупке, ответственные лица из всех филиалов компании вносят в систему необходимую информацию о своих потребностях: что, сколько и когда им нужно. Скажем, в Архангельск требуется 30 штук ламп 6П1E и 50 штук тех же ламп в Новосибирск. Соответственно менеджер отдела закупок с помощью систему закупок в электронном виде получил эту информацию и ее легко проанализировал. Собрал консолидированный заказ, с учетом срока поставки, конечно. Получил за опт объемные скидки. А если помимо планирования закупок система оснащена электронной торговой площадкой (ЭТП), то в Архангельске и Новосибирске в режиме реального времени будут наблюдать за всеми стадиями торгов — вот объявлен конкурс, вот условия поставки, вот определен поставщик и заключен договор.

Кроме того, что, безусловно будет важно для менеджмента, система накапливает статистику закупок. Соответственно, мы можем проанализировать — в этот раз они заказывали 20 штук, а сейчас 50 решили заказать. А есть ли в этом реальная необходимость? Или другой вариант: в Архангельске и Новосибирске стоит абсолютно одинаковое оборудование. Почему в одном городе заказывают 20 штук, а в другом — 50? Делаем управленческие выводы.

Большая разница

Что поменяется для вашей компании? Ну, математику потенциальных бонусов мы уже просчитали. В целом же, наведя порядок в закупочной деятельности, вы всегда будете четко знать — что, когда и куда потребуется, то вам не придется закупаться сразу на три года вперед и переполнять склады. Вы сможете закупать с учетом необходимости, с учетом планов, которые могут корректироваться. И главное, вы сократите расходование капитала, сократите потребность в складах, и ваша эффективность вырастет в разы.

Технические детали

Перед компаниями, решившими автоматизировать планирование закупок, всегда встает вопрос о способе реализации этой важной задачи. Одни приобретают необходимый функционал как часть большой ERP-системы. Внедрение таких "объемных" и дорогостоящих систем занимает несколько лет, фактически приходится перестраивать деятельность всей организации. Здесь выше риск завершения проекта с нарушением сроков, сокращенной функциональностью или вообще отказа от проекта.

На мой взгляд, действовать следует поэтапно, начиная с развязывания узких мест, постепенно покрывая оптимизацией и автоматизацией весь бизнес. Например, сегодня поставил электронную торговую площадку, завтра — систему управления закупками (сначала простой вариант, затем сделал более сложный алгоритм согласования закупок) или наоборот — создать ЭТП и уже установить модуль планирования. Можно начать с автоматизации управления складскими запасами. В общем, с точки зрения увеличения эффективности бизнеса, чем больше процессов будет "включено", тем больше длина рычага, которым ты этот бизнес будешь толкать вперед.

Цена вопроса

Обычно заказчиками централизованных систем управления закупками становятся крупные предприятия, для которых стоимость внедрения является пренебрежимо малой по сравнению с теми бонусами, которые они гарантированно получают. Большинство из них автоматизируют планирование закупок совместно с созданием электронной торговой площадки. В среднем, на электронную площадку придется потратить от 1.5 до 15 миллиона рублей, и, в зависимости от "наворотов", стоимость системы управления закупками будет примерно такого же порядка.

Решающее "за" или "против"

Есть ли у предприятия необходимость в автоматизации планирования закупок – можно понять, оценив, сколько на складах "застаивается" капитала. Это универсальный признак.

Кроме того, следует откровенно ответить себе: все ли понятно и прозрачно в управлении закупками на вашем предприятии? Уверены ли вы, что вы закупаете по низкой или хотя бы рыночной цене? Довольны ли вы скоростью обращения капитала? Все ответы положительны? Отлично! Нет — теперь вы понимаете, что можете значительно улучшить ситуацию. Вы готовы начать процесс оптимизации своих закупок и будьте уверены в гарантированном увеличении скорости оборота капитала вашей компании.

Главное - начать!

e-finance.com.ua