Планируете начать собственное дело, связанное с организацией мероприятий, или занимаете ответственную должность в event-компании?

Яна Матвийчук, основательница компании по организации деловых мероприятий Arena CS, делится своими секретами успеха

Ивент – востребованная и прибыльная сфера деятельности. Хорошо зарекомендовав себя, можно получать постоянный хороший доход и развивать предприятие до грандиозных масштабов.

Но проводить успешные торжества и находить постоянных заказчиков по высоким расценкам невозможно без хорошего знания законов event-бизнеса.

О чем следует помнить, планируя ответственное мероприятие?

Команда организаторов и работа с подрядчиками

Основные проблемы ивент-менеджеров – «нехватка рук» и неправильное распределение зон ответственности. Чтобы вдруг не выяснилось, что важную задачу просто некому реализовать, необходимы:

• достаточное количество задействованного персонала;

• адекватная корпоративная политика и четкие должностные инструкции;

• точное представление о том, какие действия, в каком объеме и когда именно следует выполнить. В идеале – план-схема мероприятия с обозначением ответственных за каждый этап лиц;

• централизованный менеджмент. Не должно быть нескольких начальников мероприятия с различными взглядами на его проведение.

Не менее важно и налаженное сотрудничество с надежными подрядчиками. Следует соблюдать два основных правила: проверять подрядчиков (не только читая отзывы на сайте их компании) и заключать документальные договоренности. Не забывайте перезвонить подрядчикам предварительно и уточнить, не возникли ли у них непредвиденные обстоятельства. Так вы избежите того, что недобросовестный партнер подведет и мероприятие сорвется.

Как избежать ошибок при организации мероприятия

Впечатляющие мероприятия всегда концептуальны. Чем яснее вы представляете себе цель проведения праздника, торжества, конференции, тем больше шансов на успех. Какой формат и локация будут оптимальными при вашем видении праздника? Что бы вы хотели получить от этого мероприятия? Ответьте на такие вопросы прежде, чем возьметесь за организацию.

Золотое правило преуспевающих ивенторов – продумывать событие, ориентируясь на вкусы и ожидания аудитории. Большая ошибка и стратегический проигрыш – пытаться в первую очередь угодить начальству или себе самому. Чем внимательнее вы к публике, тем благодарнее она по отношению к вам.

Чтобы удачно провести любое мероприятие, нужно:

• своевременно забронировать подходящее место, причем посмотреть на него не только в Интернете. Получить гарантии того, что в назначенный день и время помещение будет полностью готово;

• предусматривать детали. Например, заранее узнать, какую кухню предпочитают приглашенные гости, чтобы веганы не остались без еды за столом с заказанными блюдами. Важно учитывать, будут ли дети сотрудников на корпоративном празднике, и наперед продумывать, чем их занять;

• подстраховать себя. Если приглашенная «звезда» откажется выступать в последний момент, найдете ли вы ей замену? Полезные знакомства и связи – must have успешного ивентора;

• не абсолютизировать свой предыдущий опыт. Будьте готовы оперативно реагировать на смену обстоятельств, вовремя вносить нужные коррективы в организацию. Это просто издержки профессии менеджера ивентов.

Удачных, ярких и запоминающихся мероприятий!

Источник: https://arenacs.com.ua/