Головне управління ДПС у Дніпропетровській області доводить до відома, що дані про залишки пального та про обсяг обігу пального подаються електронними засобами зв’язку у формі електронних документів, яка затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.
Норми визначені п. п. 230.1.3 п. 230.1 ст. 230 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).
Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 01.06.2020 № 261) (далі – Порядок № 557), на підставі договору про визнання електронних документів (далі – Договір), який укладається з контролюючим органом шляхом подання Заяви про приєднання до Договору за основним місцем обліку.
Платник створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) чи печатки, керуючись Порядком № 557, а також Договором (крім фізичних осіб, які не є самозайнятими особами). Створення електронного документа завершується накладанням на нього КЕП підписувача (підписувачів) та печатки (за наявності). Платник має право отримати кваліфіковану електронну довірчу послугу у будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (п. 2 розділу ІІ Порядку № 557).
Форма довідки про зведені за добу підсумкові облікові дані щодо обсягів обігу (отримання/відпуску) та залишків пального на акцизному складі пального (далі – Довідка) затверджена наказом Міністерства фінансів України від 27.11.2018 № 944 зі змінами та доповненнями.
У графі 14 Довідки зазначається інформація щодо особи, яка формує Довідку, підтверджує, що наведена в Довідці інформація є достовірною та надсилає електронні документи для наповнення Єдиного державного реєстру витратомірів-лічильників та рівнемірів-лічильників рівня пального в резервуарі.
Згідно зі ст. 207 Цивільного кодексу України від 16 січня 2003 року № 435-IV зі змінами та доповненнями правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.
Відповідно до п. 3 розділу ІІІ Порядку № 557 для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 557.
До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів.
Таким чином, Довідка підписується особою, уповноваженою на це установчими документами платника податку, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.
Для надання права підпису Довідки іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган шляхом направлення в електронному вигляді повідомлення про таких осіб (співробітників) та надання їм права КЕП з типом підпису «Підпис податкових та акцизних накладних».