Предпосылки появления

Еще лет 20 назад бухгалтеры предприятий абсолютно любых форм собственности и сфер деятельности не могли себе представить, как может упроститься система бухгалтерского учета в скором будущем. Первые предпосылки к этому принесла революционная в свое время программа складского и бухгалтерского учета, которая позволила упорядочить и автоматизировать работу по сопровождению всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Благодаря повсеместному распространению этой программы удалось унифицировать ведение первой электронной документации практически во всех отраслях, чего не удавалось сделать ее предшественникам. Но, несмотря на то, что программа позволила накапливать, систематизировать и обрабатывать документацию в электронном виде, она не отменила всех «бумажных» потоков в документообороте и делопроизводстве. Зато реализовать эту идею сейчас или, по крайней мере, свести к минимуму работу с бумажными носителями, стало реально с помощью Системы электронного документооборота (СЭД) «M.E.Doc».

Смысл создания СЭД

Просто перевести документы в электронную форму - это лишь малая толика задач, которые ставит перед собой СЭД. Электронный документооборот призван обеспечить простой и быстрый доступ к любым документам в любое время и в любом месте, придать этим документам законную силу и максимально упростить обмен документации между контрагентами (клиентами, партнерами, поставщиками и т.д.)

Явные преимущества работы с электронным документооборотом

Использование СЭД в своей хозяйственной деятельности во многом упрощает работу и ведение отчетности по ее результатам. К преимуществам данной процедуры можно отнести:

•          Полную автоматизацию учета документов с возможностями ее сортировки, настраиваемой фильтрации для быстрого поиска и доступа к необходимому документу.

•          Упрощенная процедура создания новых документов по уже готовым шаблонам.

•          Возможность коллективного доступа для работ над документом.

•          Удаленный доступ к базе документов из любой точки мира, где есть доступ к сети Интернет.

•          Возможность разграничения прав на доступ к документации (открытый доступ, доступ по паролю, права только на просмотр или с правом редактирования и т.д.).

•          Автоматическое ведение учета (журнал регистрации документов, бухгалтерские и налоговые отчеты, а также любые наглядные статистические данные для эффективного анализа деятельности);

•          Автоматическое применение актуальной законодательной базы и справочной информации при создании документов;

•          Эффективное редактирование электронного документа в режиме реального времени;

•          Мгновенная передача документов, как в пределах офиса, так и в различные инстанции или между другими контрагентами;

•          Надежная система защиты конфиденциальных данных от неавторизированного доступа и придание юридической силы документу с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Еще один важный пункт, который может повлиять на решение использовать СЭД – в Украине электронным документооборотом уже пользуются на постоянной основе более полумиллиона компаний и предпринимателей, причем их ряды постоянно пополняются. Это значит, что Вы получите возможность моментально совершать сделки с большим числом партнеров и клиентов, подключенных к системе «M.E.Doc». А это, в свою очередь, придаст определенную динамику развития Вашего бизнеса.

Принцип работы СЭД

Внедрение СЭД на любом предприятии обеспечивает ускорение процесса обработки документов, экономя при этом до 70% рабочего времени сотрудников, связанное с заполнением документации, систематизацией и ее пересылкой. Система упрощает взаимодействие внутри самого предприятия, а кроме того обеспечивает документооборот с контрагентами, налоговыми органами, Статистикой и Пенсионным фондом и прочими контролирующими инстанциями. Для обеспечения работы с документами в электронной форме необходимо наличие ЭЦП, которая согласно украинскому законодательству имеет полную юридическую силу, как и личная подпись руководителя или печать предприятия, что обеспечивает легитимность электронного документа наравне с бумажным аналогом.

С точки зрения законодательства

Основные законодательные акты, регламентирующие электронный документооборот:

•          Закон Украины «Про электронную цифровую подпись»;

•          Закон Украины «Про электронные документы и электронный документооборот»;

•          Приказ Минфина Украины № 372 «Про утверждение Изменений к Положению про документальное обеспечение записей в бухгалтерском учете».

Таким образом, сами собой напрашиваются выводы, что система данного электронного документооборота – это самое универсальное и современное решение для любого вида деятельности, значительно упрощающее работу как отдельно взятого сотрудника, так и всей компании в целом.