Оподаткування доходів фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність здійснюється відповідно до положень статті 178 Розділу IV „Податок на доходи фізичних осіб” Податкового кодексу України (далі за текстом – ПКУ).
Згідно з пунктом 178.6 статті 178 ПКУ фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, зобов’язані вести облік доходів і витрат від такої діяльності.
При визначенні сукупного чистого доходу приватного нотаріуса враховуються витрати наведені в Узагальнюючій податковій консультації щодо деяких питань оподаткування фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність (приватних нотаріусів, адвокатів), затвердженій наказом ДПС України від 24.12.2012 № 1185 та в Узагальнюючій податковій консультації щодо витрат приватного нотаріуса, затвердженій наказом Міндоходів України від 30.12.2013 № 884.
До витрат приватного нотаріуса можуть бути віднесені, зокрема: оренда робочого місця нотаріуса, у тому числі його поточний ремонт.
У пункті 178.3 статті 178 ПКУ визначено, що оподатковуваним доходом таких осіб вважається сукупний чистий дохід, тобто різниця між доходом і документально підтвердженими витратами, необхідними для провадження певного виду незалежної професійної діяльності.
Однією з обов’язкових умов для відображення доходів та витрат у податковому обліку є їх документальне підтвердження, про що йдеться не тільки в пункті 178.3 статті 178 ПКУ, але й у  главі 1 «Загальні положення» ПКУ, зокрема в статті 44.
Так, згідно пункту 44.1 статті 41 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Визначення первинного документа та облікового регістру наводиться в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України  від 24.05.1995 № 88, зокрема первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції.
Визначення «первинного документа» також міститься в статті 1 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон № 996), де зазначено, що первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.
Згідно зі статтею 9 Закону № 996 первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення.
Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов’язкові реквізити. Обов’язкові реквізити первинних документів визначені у п. 2 ст. 9 Закону № 996, відповідно до якого первинні документи можуть  бути складені  на  паперових  або  машинних  носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Якщо у первинному документі немає будь-якого обов’язкового реквізиту, такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю та накладення штрафних санкцій.
Нотаріус зобов’язаний зберігати первинні документи в наряді 01-14 — «Первинні документи і додатки до них», що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, нарядів на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна, матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо). Строк зберігання наряду 01-14 становить 3 роки. Ця вимога повністю корелюється з  вимогами ПКУ, в пункті 44.3 статті 44 якого зазначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
За порушення норм статті 44 ПКУ, тобто за незабезпечення строків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, передбачено штраф у розмірі 510 грн., якщо таке порушення було виявлено вперше, і 1020 грн. — якщо його виявлено повторно протягом року (пункт 121.1 ПКУ).
Проте наявність у справах нотаріуса виключно виписки з банківського рахунку нотаріуса, якою підтверджується оплата якогось товару чи послуги, та відсутність первинного документа, який підтверджує власне постачання цього товару (або надання послуги), не може бути безспірним підтвердження понесених нотаріусом витрат.
ДПІ у Шевченківському районі ГУ ДФС у м. Києві