При нарахуванні (виплатів) доходів  ФОП не залежно від системи оподаткування та самозайнятим особам податкові агенти зобов’язані відобразити такі доходи у формі 1-ДФ за той звітний квартал,  у якому вони були нараховані, навіть якщо виплат у цьому кварталі не було (пп.»б» п.176.2 ПКУ). При цьому податковий агент не повинен утримувати з таких доходів ПДФО, якщо само зайнята особа подасть такому податковому агенту документ, що підтверджує її статус само зайнятої особи:
-         для фізичної особи підприємця, яка знаходиться на загальній системі оподаткування, таким документом може бути копія виписки або витягу з Держреєстру;
-         для підприємця – єдинника – або копія свідоцтва про сплату єдиного податку, або копія виписки або витягу з Держреєстру;
-         для особи, яка здійснює незалежну професійну діяльність копії довідки про взяття її на податковий облік як фізичної особи, яка провадить незалежну професійну діяльність.
Відповідно до п. 3 Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4:
у графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається (за звітний квартал) дохід, який нараховано фізичній особі відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.;
 у графі 3 «Сума виплаченого доходу» відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом.;
у графі 4а «Сума нарахованого податку» відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством;
графі 4 «Сума перерахованого податку» відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету.
Довідником ознак доходів, наведений у додатку до Порядку, визначено, що дохід, виплачений самозайнятій особі, відображається у податковому розрахунку за ф. 1ДФ під ознакою доходу «157».
При цьому графа 3 «Сума виплаченого доходу» заповнюється у разі фактичної виплати доходу самозайнятій особі. Наприклад, якщо нарахування доходу було здійснено у лютому місяці (І квартал), а виплату здійснено у квітні місяці (ІІ квартал), то нарахована сума буде відображатись в графі 3а «Сума нарахованого доходу» за І квартал, а виплачена сума буде відображатися в графі 3 «Сума виплаченого доходу» податкового розрахунку за ф. 1ДФ за ІІ квартал.
Графи 4а «Сума нарахованого податку» та 4 «Сума перерахованого податку» не заповнюються, в даному випадку в таких графах проставляються нулі.