Головне управління ДПС у Дніпропетровській області звертає увагу, що нормами розділу III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 01.06.2020 № 261 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 липня 2020 року за № 723/35006)) (далі – Порядок) визначено порядок укладання Договору про визнання електронних документів (далі – Договір).
Так, юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти, контролюючі органи, органи державної влади, органи місцевого самоврядування набувають статусу суб’єкта електронного документообігу (далі – СЕД) з дати приєднання до договору, примірну форму якого визначено у додатку 1 до Порядку.
Приєднання до Договору здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства. Підтвердженням про приєднання автора до Договору є отримання автором відповідної квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа.
Фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються СЕД та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з використанням кваліфікованого електронного підпису.
Підставами для відмови у приєднанні до Договору є:
► відсутність автора на обліку в контролюючому органі;
► невідповідність даних підписувача першого електронного документа даним Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр) щодо керівника автора;
► наявність у Єдиному державному реєстрі запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця;
► наявність в Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (далі - Державний реєстр) інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків підписувача першого електронного документа (керівника) у зв'язку зі смертю.
Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку.
До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – кваліфікований електронний підпис керівника і останньою – печатка (за наявності).
Перша квитанція, що формується за результатами зазначеної в пункті 7 розділу II цього Порядку автоматизованої перевірки Повідомлення, надсилається автору протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі - протягом перших двох годин наступного операційного дня.
Друга квитанція формується автоматично та є підтвердженням про прийняття або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі Повідомлення.