Інструкцією з підготовки та подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженою наказом ДПА України від 10.04.2008 № 233, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 16.04.2008 за № 320/15011 (далі – Інструкція), визначено текст примірного договору про визнання електронних документів. Згідно з розділом 6 договору зазначений договір діє до закінчення строку чинності посилених сертифікатів відкритих ключів. Якщо платник податків подає до контролюючого органу нові посилені сертифікати електронних цифрових підписів (далі – ЕЦП), цей договір вважається пролонгованим до закінчення терміну чинності нових посилених сертифікатів ключів.
Відповідно до ст. 181 Господарського кодексу України від 16 січня 2003 року № 436-IV зі змінами та доповненнями (далі – Кодекс) господарський договір за загальним правилом викладається у формі єдиного документа, підписаного сторонами. Допускається укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень, якщо законом не встановлено спеціальні вимоги до форми та порядку укладення даного виду договорів.
Проект договору може бути запропонований будь-якою із сторін. У разі якщо проект договору викладено як єдиний документ, він надається другій стороні у двох примірниках.
Сторона, яка одержала проект договору, у разі згоди з його умовами оформляє договір відповідно до вимог частини першої ст. 181 Кодексу і повертає один примірник договору другій стороні або надсилає відповідь на лист, факсограму тощо у двадцятиденний строк після одержання договору.
За наявності заперечень щодо окремих умов договору сторона, яка одержала проект договору, складає протокол розбіжностей, про що робиться застереження у договорі, та у двадцятиденний строк надсилає другій стороні два примірники протоколу розбіжностей разом з підписаним договором.
Таким чином, контролюючий орган повинен у двадцятиденний термін з моменту отримання договору про визнання електронних документів підписати його або надати вмотивовану відмову в укладанні такого договору.
Для прискорення укладання договору про визнання електронних документів для платників податків реалізована можливість укладання електронного договору, без відвідування районних інспекцій. У такому випадку договір «Про визнання електронних документів» засобами телекомунікаційного зв’язку надсилається на електронну адресу zvit@sta.gov.ua, при цьому строк його укладення не перевищує 5-ти робочих днів.