Згідно з п. 43.3 ст. 43 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) обов’язковою умовою для здійснення повернення сум грошового зобов’язання є подання платником податків заяви про таке повернення (крім повернення надміру утриманих (сплачених) сум податку з доходів фізичних осіб, які розраховуються контролюючим органом на підставі поданої платником податків податкової декларації за звітний календарний рік шляхом проведення перерахунку за загальним річним оподатковуваним доходом платника податку) протягом 1095 днів від дня виникнення помилково та/або надміру сплаченої суми.
Заяви про повернення надміру сплачених грошових зобов’язань або про їх відшкодування у випадках, передбачених ПКУ, можуть бути подані не пізніше 1095 дня, що настає за днем здійснення такої переплати (п. 102.5 ст. 102 ПКУ).
Відповідно до п. 4 глави 2 розділу ІІI Порядку ведення органами Державної фіскальної служби України оперативного обліку податків і зборів, митних та інших платежів до бюджетів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 07.04.2016 №422, зокрема підрозділ, який здійснює облік платежів та інших надходжень, на підставі рішення керівника (заступника керівника) органу Державної фіскальної служби щоденно списує помилково та/або надміру сплачені суми платежів, що обліковуються в інтегрованій картці платника більше 1095 днів без руху (відсутні зменшення та нарахування зобов’язань або нарахування, які мають нульове значення, та сплата), за умови відсутності заяви платника про повернення таких сум.
Надміру сплачені грошові зобов’язання – це суми коштів, які на певну дату зараховані до відповідного бюджету понад нараховані суми грошових зобов’язань, граничний строк сплати яких настав на таку дату (п.п. 14.1.115 п. 14.1 ст. 14 ПКУ).