Вимоги щодо подання звітності стосовно використання коштів на відрядження встановлено підпунктом 170.9.2 статті 170 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, складається підзвітною особою, що отримала такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи за формою, встановленою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 року № 841. Строки надання Звіту залежать від форми надання авансу (готівкова чи безготівкова).
Якщо відряджена особа отримала аванс на відрядження або під звіт у готівковій формі, звітність про використання  вказаних коштів подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
У разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі - платнику податку, який застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку Звіту не перевищив десяти банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до двадцяти банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти. Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент). До Звіту додаються оригінали документів, що підтверджують суми понесених витрат.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.
Якщо платник податку не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках десятого чи двадцятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт), то така сума, помножена на коефіцієнт 1,2195  (п.164.5 ПКУ), підлягає оподаткуванню ПДФО за ставкою 18 % за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
ДПІ у Дарницькому районі ГУ ДФС у м. Києві