• Main Page / Головна
  • Newsline / СТРІЧКА НОВИН
  • Archive / АРХІВ
  • Contacts / Контакти
  • RSS feed
  • This online newspaper has been in publication since September 9, 2005
  • Почему бизнесу стоит переходить на электронный документооборот
    2017-11-21 12:00:16

    Тамара Кучугурная, директор по развитию онлайн-сервиса электронного документооборота "Вчасно", развенчивает страхи бизнеса, связанные с использованием электронных документов.

    Вместо бумаги — компьютерные файлы. Вместо мокрой печати и росчерка ручкой — электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Вместо стеллажей с папками — облачное хранилище файлов. Для одних предпринимателей идея электронного документооборота вместо бумажного выглядит как мечта из будущего, для других — как тихий неизведанный ужас, которого лучше сторониться. Предлагаю развенчать шесть самых популярных страхов перед электронным документооборотом.

    Страх 1. Компьютеры заразятся вирусом

    Кибератака вирусом Petya.A, который летом распространился через популярную бухгалтерскую программу документооборота, питает этот страх. Бухгалтера опасаются, что использовать сервисы электронного документооборота теперь рискованно.

    Не страшно, потому что

    Напротив, вероятность распространения вирусов через облачные системы близка к нулю. Облачные программы электронного документооборота не устанавливаются на компьютер, а значит не имеют доступа к файлам на нем. Облачный сервис работает через браузер, а все документы хранятся в облаке. Таким образом, документы полностью защищены.

    Страх 2. Документы пропадут

    Если документы не находятся под рукой в печатном виде или хотя бы на личном компьютере — они могут потеряться или попасть в руки посторонним.

    Не страшно, потому что

    На самом деле хранение документов в облаке — одно из самых безопасных и надежных из ныне существующих. Никто из сторонних лиц не может удалить, испортить и даже получить доступ к файлам. Как правило, к документам, которыми обмениваются, имеет доступ только лица, прошедшие проверку по ЭЦП, которые загрузили или подписывали файлы. Бесследно исчезнуть документы, загруженные через сервис, тоже не могут, поскольку распределенно хранятся "в облаке". Гораздо опаснее как раз хранить документы под рукой или на компьютере.

    Страх 3. Не сможем пройти налоговую проверку

    Государственная фискальная службы (ГФСУ) принимает к рассмотрению исключительно документы в бумажном виде с мокрой печатью и подписью от руки. Остальное — незаконно.

    Не страшно, потому что

    Электронная налоговая проверка уже предусмотрена 75-й статьей Налогового Кодекса Украины. Сейчас разрабатывается сама процедура. В Законе Украины №1982-VIII говорится, что документ не может быть признан недействительным из-за отсутствия мокрой печати. Из Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" убрали формулировку о необходимости подписывать документы непосредственно в момент или сразу после совершения хозяйственной операции — теперь, согласно статье 9, основанием для бухгалтерского учета являются первичные документы. А они могут быть и электронными.

    Страх 4. Все это слишком сложно

    Ведение электронного документооборота требует специфических навыков, люди не смогут быстро перестроится.

    Не страшно, потому что

    Новый персонал вам точно не понадобится. Как, впрочем, и длительное обучение. Как показывает практика, электронному документообороту не нужно обучать. Достаточно показать и рассказать, как это работает. Благодаря современным сервисам перевести компанию на электронный документооборот можно за считанные часы и тут же начать его использовать. Достаточно только зарегистрировать компанию на сервисе и проинформировать партнеров о вашем желании обмениваться электронными документами. Подписать-отправить документ — секундное дело.

    Страх 5. Почти никто в Украине не пользуется электронными документами сейчас

    Сервисы электронного документооборота — суперпрогрессивная технология будущего, а сейчас все работают по страринке.

    Не страшно, потому что

    Действительно, говорить о повсеместном использовании электронного документооборота преждевременно. Но его уже практикуют многие компании, в том числе и государственные (например, Укрпочта, Укрзализныця).

    Страх 6. Это лишние расходы

    Не понятно, зачем тратить деньги на необязательные сервисы, если все и так отлично работает.

    Не страшно, потому что

    Это не расходы, в значительная экономия денег. При чем сразу уже с первого месяца использования. Для сравнения: стоимость подготовки и отправки одного физического документа — около 10 гривен, максимальная цена электронного — 2 гривны. На больших объемах, можно сэкономить десятки тысяч гривен в месяц.

    Тамара Кучугурная
    директор по развитию онлайн-сервиса электронного документооборота "Вчасно"

    Инф. delo.ua

    e-finance.com.ua

    Увага!!! При передруку матеріалів з E-FINANCE.COM.UA активне посилання (не закрите в теги noindex або nofollow, а саме відкрите!!!) на портал "Фінансові новини E-FINANCE.COM.UA" обов'язкове.

    WARNING! When reprinting materials from E-FINANCE.COM.UA, it is mandatory to include an active link (not closed in noindex or nofollow tags) to the portal "Finansovi novony E-FINANCE.COM.UA" that remains open.

    WARNUNG!!! Beim Nachdruck von Materialien von E-FINANCE.COM.UA ist ein aktiver Link (nicht geschlossen in Noindex- oder Nofollow-Tags, sondern offen!!!) zum Portal „Finansovi novony E-FINANCE.COM.UA“ obligatorisch.

    OSTRZEZENIE!!! Podczas przedrukowywania materialow z E-FINANCE.COM.UA, aktywny link (nie zamkniety w tagach noindex lub nofollow, ale raczej otwarty!!!) do portalu "Finansovi novony E-FINANCE.COM.UA" jest obowiazkowy.

    Внимание!!! При перепечатке материалов с E-FINANCE.COM.UA активная ссылка (не закрытая в теги noindex или nofollow, а именно открытая!!!) на портал "Финансовые новости E-FINANCE.COM.UA" обязательна.

    E-FINANCE.COM.UA
    E-mail: info@e-finance.com.ua

    © E-FINANCE.COM.UA. Усі права захищені. При використанні інформації в електронному вигляді активне посилання на e-finance.com.ua є обов'язковим. Думки авторів можуть збігатися з позицією редакції. За зміст реклами відповідальність несе рекламодавець. Права на інформацію належать e-finance.com.ua.

    © E-FINANCE.COM.UA. Alle Rechte vorbehalten.
    Bei der Nutzung von Informationen in elektronischer Form ist ein aktiver Hyperlink zu e-finance.com.ua erforderlich. Die Meinungen der Autoren stimmen möglicherweise nicht mit der redaktionellen Haltung überein. Für den Inhalt der Anzeigen ist der Werbetreibende verantwortlich. Die Informationsrechte liegen bei e-finance.com.ua.

    © E-FINANCE.COM.UA. All rights reserved.
    When utilizing information in electronic format, an active hyperlink to e-finance.com.ua is required. The opinions of the authors may not align with the editorial stance. The advertiser is responsible for the content of advertisements. Information rights belong to e-finance.com.ua.

    © E-FINANCE.COM.UA. Wszelkie prawa zastrzeżone.
    Podczas korzystania z informacji w formacie elektronicznym wymagane jest aktywne hiperłącze do e-finance.com.ua. Opinie autorów mogą nie pokrywać się ze stanowiskiem redakcji. Za treść ogłoszeń odpowiada reklamodawca. Prawa informacyjne należą do e-finance.com.ua.

    © E-FINANCE.COM.UA. Все права защищены.
    При использовании информации в электронном формате активная гиперссылка на e-finance.com.ua обязательна. Мнения авторов могут не совпадать с позицией редакции. Рекламодатель несет ответственность за содержание рекламных объявлений. Права на информацию принадлежат e-finance.com.ua.